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為確保工程項目建設(shè)檔案資料安全，防止自然或人為等因素對檔案資料可能造成的損害，提高對各種險情的應(yīng)急救援能力，達到快速有效救援，減少損失，切實維護檔案資料的實體安全。特制定本預(yù)案。但還需要知道一些理論知識，下面福建威創(chuàng)信息科技公司將為大家介紹實現(xiàn)福州檔案實體安全認證需要了解的智能管理知識：
首先是檔案實體安全認證的工作原則：
1、檔案優(yōu)先。面臨其他財產(chǎn)損失和檔案安全的選擇時，要把保障檔案的安全作為自然災(zāi)害緊急處置的首要任務(wù)，限度地減少自然災(zāi)害對檔案材料的影響。
2、以防為主。把突發(fā)事件預(yù)防作為檔案館安全工作的中心環(huán)節(jié)和主要任務(wù)，完善工作機制，強化安全管理，完善防范手段，建立安全預(yù)報機制，提高對自然災(zāi)害的緊急處置能力。
3、注重日常。要把檔案安全措施落實到日常工作中去，時刻保持警惕，杜絕人為原因造成的檔案資料缺失、破損等現(xiàn)象發(fā)生。
其次了解安全管理措施：
防盜：項目部實行封閉式管理，設(shè)有門衛(wèi)，閑雜人員很少進入項目部辦公區(qū)；上班時間，檔案室有專職資料管理人員值班看護，門窗完好；晚間有項目部保安負責巡邏保護。
防潮、防霉：檔案架采用金屬材質(zhì)的檔案柜，基本達到了防潮目的；定期保持通風干燥，避免紙質(zhì)資料發(fā)酶。其他辦公室均采用木質(zhì)文件柜或金屬文件柜保存檔案。
防火：檔案室內(nèi)室內(nèi)、室外各設(shè)有滅火器1個，并在明顯部位貼有“資料重地，禁止吸煙”的標志。
防蟲鼠：項目部其他人員需要調(diào)取資料時要先向資料員進行匯報并在資料調(diào)用表格上簽字備案。任何人離開檔案室時要確保沒有有蟲鼠進入檔案室內(nèi)并關(guān)好門窗；另有后勤人員定期向檔案室噴灑防蟲蟻藥物。
檔案優(yōu)先。面臨其他財產(chǎn)損失和檔案安全的選擇時，要把保障檔案的安全作為自然災(zāi)害緊急處置的首要任務(wù)，限度地減少自然災(zāi)害對檔案材料的影響。
對于目前檔案管理方面存在的問題，福建檔案館相關(guān)部門的工作人員總結(jié)道，以往的檔案管理方式都是傳統(tǒng)的手工操作，先分類、再裝訂，然后手工著錄，整個過程繁瑣低效，導(dǎo)致較多檔案入館后被長期堆放、不能及時整理歸檔，且盤點的時候一般只清點檔案袋的數(shù)量，不能反映內(nèi)部檔案真實的儲存信息。如果要拆開每個袋子進行盤點，那工作量十份龐大。而且，在檔案利用過程中，人工操作上的會有失誤，檔案存放順序被打亂，造成檔案存放無序，查找困難。
一旦檔案沒有按規(guī)定存放，查找起來就好比海底撈針，要將所有檔案篩選一遍，而且管理人員對儲存時間掌握很不準確，很多過期的舊檔案和有效檔案一起保存，形成大量冗余檔案，給檔案管理工作帶來額外負荷和成本。
