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      福建檔案寄存管理外包服務的內(nèi)容是什么
      來源:大數(shù)據(jù)可視化系統(tǒng) 發(fā)布時間:2019/3/5 15:34:33

      檔案寄存管理外包,這在一般行業(yè)人士還稍顯陌生的詞匯,卻在國外早已是成熟產(chǎn)業(yè),在北美、歐洲,檔案外包經(jīng)過幾十年的發(fā)展,已經(jīng)形成百億美金的市場,金融行業(yè)及大型企業(yè)均是檔案寄存外包的主要客戶,據(jù)外包協(xié)會統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示,世界500強企業(yè)中已經(jīng)有85%以上采取了檔案寄存管理外包服務。


      然而目前在國內(nèi),接受檔案外包的大中型企業(yè)尚不到2%的比例,正是發(fā)現(xiàn)其中的市場需求與國外的巨大落差,讓部分檔案行業(yè)相關的公司獵足于此。


      “在我們跟客戶溝通檔案掃描外包的過程中,發(fā)現(xiàn)他們正在為檔案的存放問題發(fā)愁,從去年到今年,他們新開了十多個分支機構(gòu),且業(yè)績的爆發(fā)性增長,造成現(xiàn)有的庫房遠遠跟不上檔案的增長速度,再租庫房,從地方選址到人員配備,都是一系列的事情,還不如干脆外包出去”,從檔案掃描外包行業(yè)轉(zhuǎn)型到檔案儲存外包的檔案公司市場部表示,他們單業(yè)務正是從保險公司的迫切需求開始的。

      檔案寄存管理
      業(yè)務檔案的增長造成檔案存儲空間的緊缺性,其實這些業(yè)務檔案與我們每個人都息息相關,去銀行辦理業(yè)務每一張簽字的單據(jù)保存15年,房屋按揭貸款協(xié)議放在銀行里長期保管,去保險公司簽定的壽險合同保管,在房地產(chǎn)開發(fā)商那簽定的購房協(xié)議合同保管,去醫(yī)院看病住院的病案需保管30年……這些“無比重要”的檔案短時間內(nèi)不能銷毀,且得宜于近幾年中國人口紅利的釋放,相應檔案增長速度也遠存放空間的承受能力,而自建庫房必然要承擔巨大的硬件投資與管理成本,采取低成本的外包方式無疑成為優(yōu)選。


      檔案寄存指的是單位或個人與第三方檔案保管機構(gòu)簽署合約,將檔案委托第三方機構(gòu)進行保管的一種檔寄存案管理方式。


      (1)檔案庫建設標準

      締照公司檔案庫采用鋼質(zhì)導軌式密集架,檔案庫的建設嚴格按照檔案局安全保護的管理技術要求實施,嚴格做好檔案庫房檔案安全保護的“九防”要求。


      (2)檔案管理流程
      ① 檔案交接
      檔案交接是甲乙雙方固定的工作人員對甲方檔案的單位名稱、檔案名稱、檔案數(shù)量、檔案發(fā)生的年限、檔案保存期限進行確認后,雙方共同在《檔案交接清單》上簽字確認,并加蓋相應印鑒。乙方加蓋檔案入庫章,甲方加蓋公司工章或其他甲方認可的印章,以示交接完畢。


      ② 檔案裝箱
      乙方按照甲方檔案的單位名稱、檔案名稱進行整理裝箱,并明確檔案數(shù)量、發(fā)生的年限、保存期限。


      ③ 檔案箱封簽
      乙方免費為甲方提供條形碼封條,甲方封裝前須將檔案箱內(nèi)容與條形碼封條配對并加蓋甲方相應印鑒。


      ④ 檔案運輸

      乙方為甲方提供免費檔案運輸服務,運輸時甲方有義務協(xié)助乙方工作人員搬運檔案箱及核對檔案數(shù)目。


      ⑤ 檔案錄入
      甲方檔案進入乙方檔案庫前,乙方工作人員按照檔案箱條形碼封條的檔案信息錄入乙方自主開發(fā)的檔案管理查詢系統(tǒng)。


      ⑥ 檔案上架  檔案上架是根據(jù)檔案查詢系統(tǒng)生出的具體位置,不得隨意存放。


      ⑦ 檔案提取與調(diào)閱
      甲方專人負責檔案提取和調(diào)閱,并提供工作證件、甲方介紹信及調(diào)閱人員身份證復印件,以供乙方留底備案。乙方并與甲方檔案專管部門進行電話確認,確認無誤后方可查閱。


      ⑧ 檔案銷毀
      乙方根據(jù)甲方檔案保存的期限,向甲方提出銷毀,銷毀需甲方提供的相關手續(xù),銷毀過程甲方全程監(jiān)督,并錄影像資料供乙方保存。


      ⑨ 檔案庫實時監(jiān)控
      視頻監(jiān)控系統(tǒng)可實時監(jiān)控并錄像(錄像資料保存三個月)。甲方計算機終端可實時監(jiān)控存放自己檔案的區(qū)域。

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